Verfahrensdokumentation

Die Digitalisierung schreitet in allen Lebensbereichen unermüdlich voran. Im unternehmerischen Bereich zwingt uns der Gesetzgeber bereits heute, eine elektronische Belegarchivierung von digitalen Rechnungen und unternehmensbezogener E-Mail-Korrespondenz vorzuhalten. Wir als Unternehmer sind also schon mittendrin in der Digitalisierung.

Zudem gelten seit 1. Januar 2017 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) uneingeschränkt für alle Unternehmer. Demnach muss auch bei elektronischen Belegen die Buchhaltung nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen. Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, bedarf es einer Verfahrensdokumentation, in der der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben wird. Zur Verfahrensdokumentation gehören demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.

Die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation wird im Rahmen von Betriebsprüfungen einen immer größeren Stellenwert einnehmen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann die Buchführung formell als mangelhaft angesehen werden und der geprüfte Betrieb wäre insoweit in der Beweispflicht.

Wir haben uns als Kanzlei bereits frühzeitig darum gekümmert, unseren internen Workflow effizient zu gestalten, digital abzubilden und GoBD-konform zu dokumentieren. Mittlerweile sind wir in der Lage, den Großteil unserer Arbeitsabläufe als einheitlichen digitalen Prozess revisionssicher und zukunftsfähig zu realisieren.

Unser Wissen und unsere Erfahrungen im Umgang mit der Digitalisierung möchten wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung stellen.